การฝึกพนักงานวางแผนงาน และจัดระเบียบความสำคัญของงาน

การฝึกพนักงานวางแผนงาน และจัดระเบียบความสำคัญของงาน การบริหารธุรกิจนั้น สิ่งหนึ่งที่สำคัญต่อการบริหารจัดการคือ การวางแผนงาน (Planning) ภาระหน้าที่การวางแผนงานไม่ได้จำกัดว่าจะต้องเป็นหน้าที่ของผู้บริหาร หัวหน้างานเท่านั้น แต่รวมถึงผู้ปฏิบัติงานระดับลูกน้อง จำเป็นต้องรู้จักที่จะเรียนรู้และวางแผนการทำงานทุกสิ่งทุกอย่างตามหน้าที่รับผิดชอบให้เป็นด้วยเช่นกัน การวางแผนงานนั้นไม่ใช่เรื่องยาก หากต้องมีความรู้และฝึกฝนทักษะด้วยการทดลองปฏิบัติให้เห็นผล สำหรับผู้ปฏิบัติงานระดับลูกน้องแนะนำให้ผู้บริหารเริ่มด้วยการสอนงานลูกน้องด้วยการจัดระเบียบงานที่ทำแบบง่าย ๆ ผสมผสานการวางแผนงาน เพื่อให้ลูกน้องเรียนรู้การจัดระเบียบงานและการวางแผนงานของตนซึ่งมีวิธีการดังนี้
 

1. วางแผนของวันพรุ่งนี้และสัปดาห์ถัดไป

ด้วยการสร้างแผนปฏิบัติงานเพื่อรองรับงานของวันใหม่ก่อนที่จะกลับบ้านแต่ละวัน และงานในวันถัดไปจะเป็นอย่างไร การสร้างตารางงานแต่ละวันเสมือนเป็นการ Checklist ตรวจสอบงานประจำวัน โดยในแต่ละสัปดาห์ควรจัดสรรเวลา 2-3 ชั่วโมง อาจใช้ทุกเย็นวันศุกร์ เพื่อทบทวนงาน หรือกิจกรรมตามแผนที่ได้ทำมาแล้วตลอดทั้งสัปดาห์ที่ผ่านมามีความคืบหน้าไปเพียงใด แล้วนำมาเตรียมแผนงานของสัปดาห์ถัดไป ซึ่งวิธีการนี้จะช่วยให้สามารถเห็นภาพการเปลี่ยนแปลงของงานทั้งสัปดาห์
 

2. สะสางและจัดลำดับความสำคัญของงาน

ซึ่งก่อนการเตรียมแผนงานของสัปดาห์ต่อไปหรือวันถัดไปนั้น จะต้องไม่ลืมสะสางกำหนดการของงานหรือกิจกรรมต่างๆด้วยวิธีการจดรายการสิ่งที่ต้องทำ แล้วลงมือสะสางที่ละเรื่องตามลำดับความสำคัญของเรื่องนั้น ๆ การจัดลำดับความสำคัญของงาน แบ่งออกเป็น 4 ประเภทคือ

“งานสำคัญและเร่งด่วน”
งานที่ไม่สามารถฝากให้คนอื่นทำแทนไม่ได้ และต้องเร่งทำอย่างเร่งด่วนและต้องสำเร็จด้วย

“งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน”
งานที่ไม่สามารถฝากให้คนอื่นทำแทนไม่ได้ แต่ไม่ด่วนมาก ต้องจัดสรรเวลามาทำ และต้องทำให้สำเร็จด้วย

“งานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน”
สามารถฝากงานให้คนอื่นทำแทนได้ แต่ต้องกระทำทันทีอย่างเร่งด่วน เช่น จ่ายบิลค่าใช้จ่ายต่าง ๆ จะต้องชำระให้เสร็จภายในวันนั้น เป็นต้น

“งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน”
ฝากงานให้คนอื่นทำแทนได้ งานสามารถผลัดไปก่อนได้ เมื่อมีเวลาว่างจะมาทำงานนั้น ๆ บางครั้งเมื่อกลับมาพิจารณางานนั้น อาจไม่ต้องทำให้เสร็จ และอาจจะไม่มีผลเสียหายแต่อย่างใด

ดังนั้นการแยกประเภทความสำคัญของงานนั้น มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการจัดระเบียบงานและการวางแผนงาน หากผู้บริหาร หรือลูกน้องไม่สามารถแยกแยะความสำคัญของงานได้ จะส่งผลให้การปฏิบัติงานไม่มีประสิทธิภาพ และอาจก่อให้เกิดปัญหาต่าง ๆ ตามมา อาทิ  การใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับ ประเภท “งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน” หรือประเภท “งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน” เป็นต้น

การมอบหมายงานให้พนักงานทำนั้น ควรเริ่มตั้งแต่การวางแผนงาน การปฏิบัติงานอย่างเป็นลำดับขั้นตอน พร้อมใช้วิธีการมอบหมายหน้าที่งานเพิ่มขึ้นทีละเล็กทีละน้อย ซึ่งจะเป็นวิธีการที่ช่วยให้พนักงานเกิดการฝึกฝนและเรียนรู้งานด้วยการลงมือปฏิบัติ (Learning by Doing)